Cum alegi o aplicație de contabilitate

În ultimii 15 ani 35% dintre companii au dispărut sau au fost cumpărate pentru că au neglijat tehnologia (European KPMG Robotics Conference in Bucharest, martie 2018).

Cum va arăta contabilitatea peste zece ani? Antreprenorii ne transmit informații din viitor. Peste 50% văd contabilul ca fiind mai mult un consultant de business și nu atât o persoană preocupată de conformitate și cifre.

Să presupunem că deții un smartphone. Probabil folosești unele funcții uzuale cum ar fi navigația, e-mail-ul, căutarea pe internet, camera foto, muzică, social media etc.

Dintr-un motiv oarecare telefonul ar deveni indisponibil pentru o perioadă și ai fi nevoit să folosești un telefon mobil „obișnuit”, adică o generație cu un ecran mic și cu taste. Te las să evaluezi diferențele. Am experimentat diferența dintre iPhone și Nokia E61 când mi-am uitat telefonul în avion. A fost o probă de zen.

Sau, aplicația de contabilitate nu mai merge și pentru o perioadă ar trebui să te descurci ca pe vremuri, dacă ai prins, cu calculator electronic sau cu maxim un program de calcul tabelar. Probabil e greu să-ți imaginezi cum ar fi.

Pe scurt, viața a mers întotdeauna înainte, că a fost mai greu sau mai ușor. Trecerea la lucruri noi n-a fost niciodată ca și cum ai pocni din degete, dar am ajuns să ne obișnuim, fiecare cu universul lui, așa cum e.

Confortul este seducător! În același timp este și periculos pentru că lumea progresează fără să ne ceară acordul. Doar o face. Iar evoluției nu-i pasă de părerea noastră despre ea, bună sau rea, doar își vede de drum.

Din altă perspectivă, este greu să simți viitorul înainte de a-l trăi. Cum va fi viața atunci când aproape totul va trece în digital? Acum vedem doar primele semne, online banking, customer service bazat pe inteligență artificială, aplicații cu rol diferit, în cloud, care schimbă informații între ele etc. Ceea ce știm este că scopul pentru care aceste lucruri se întâmplă este pentru a ne face munca mai simplă, mai ușoară și mai productivă. Roata sau curentul electric n-au fost inventatate pentru a pune o piedică progresului.

Și totuși alegerea pentru a trece la o tehnologie modernă nu e ușoară, dintr-un motiv aparent simplu, pentru că există prea multe opțiuni care produc o stare de nesiguranță în privința alegerii. Iar această stare de fapt nu se va diminua, ci dimpotrivă.

De exemplu, dacă ar fi să alegi o aplicație de contabilitate. La ce ar fi bine să te gândești?

Scop

Sunt câteva întrebări ale căror răspunsuri pot ușura alegerea.

Care sunt cererile de servicii din partea clienților pe care trebuie să le onorezi pentru a-i atrage sau pentru a nu-i pierde? De exemplu reconcilieri de extrase bancare, sau contabilizarea unor cantități mari de plăți electronice, sau conectarea la un magazin online și înregistrarea automată a facturilor.

Ce informații cer frecvent și te întrerup din lucru? Cum ar putea avea singuri acces la ele ?

Cum pot fi eliminate o parte dintre întâlnirile cu ei ?

Cum apreciezi productivitatea firmei în acest moment ?

Câți clienți au venit și câți au plecat în ultimul an ? Care este tendința ?

Cum este distribuită activitatea pe parcursul lunii ? Cum resimte echipa această distribuție ?

Câți oameni au venit și câți au plecat din echipă ?

Alegi o aplicație pentru ca mâine să fie mai ușor decât azi.

Cloud sau server privat

Sunt plusuri și minusuri de o parte și de alta. Dacă vrei să nu depinzi de locul din care vrei să lucrezi, de actualizări, de costuri cu echipamentele și licențele atunci o aplicație online este soluția.

Un amănunt luat frecvent în discuție este securitatea datelor. Din punctul de vedere al riscului de a le pierde, soluțiile cloud au cel mai ridicat nivel de siguranță. Din punctul de vedere al accesului la date diferențele sunt date de politica fiecărei firme, adică de calitatea procedurilor și de felul în care sunt respectate. Breșele de securitate cele mai frecvente sunt generate de neglijența personalului și nu de tehnologie. Hackerii au mai ușor acces la computerul din birou decât la cel din cloud.

Buget

La aplicațiile desktop se plătesc licențe și actualizări, de regulă o dată pe an. La aplicațiile cloud aceste costuri, sau o parte dintre ele, dispar. Poate pe termen lung costurile sunt aparent mai mari, dar ele sunt compensate de timpul pe care-l câștigă utilizatorii. Firmele au început să-și lase angajații să lucreze de acasă, prin rotație, ceea ce face mai ușoară problema spațiului. Scad considerabil și costurile de mentenanță IT.

Prețul trebuie să reflecte valoarea pe care o adaugă aplicația. Îți salvează timp pe care-l poți folosi altundeva, îți dă informații cu care poți câștiga mai mult? Aduce ceva nou și util? Aduce anumiți clienți pe care altfel nu i-ai putea avea? O aplicație de contabilitate trebuie să fie o investiție, nu un cost.

Perspective

Aplicațiile de azi sunt în continuă dezvoltare. Încep ca un longboard și vor să ajungă avion. La început sunt solitare, apoi încep să comunice cu alte aplicații. Urmărește potențialul de dezvoltare al aplicației. Ar fi neplăcut s-o iei de la capăt peste doi ani. Urmărește cum răspund la sugestii , dacă și cât de repede le implementează. Caută un partener de business, nu un furnizor de servicii.

Te aștept în viitor, pregătit de călătorie!