Anatomia unui startup

Câțiva pași practici care clarifică structura activităților spre care un antreprenor ar trebui să-și concentreze eforturile pentru ca afacerea să crească.

Un business seamănă cu o ființă vie, din punctul de vedere al construcției, al arhitecturii. Aparatele și sistemele unui organism viu îl țin pe acesta în viață și îl ajută să se dezvolte câtă vreme acestea funcționează normal. Funcționarea defectuoasă a unuia, va afecta funcționarea celorlalte. De aceea orice antreprenor trebuie să cunoască bine anatomia propriei afaceri și să se îngrijească pentru ca fiecare „organ” să fie în formă și să-și facă treaba.

Companiile mari au structuri foarte clare, fără să fi fost așa de la bun început, fiind rezultatul adaptării organizației la schimbările interne și externe. 

De multe ori un startup are o structură nediferențiată, fără departamente, antreprenorul fiind uneori și Departamentul de vânzări și cel de achiziții, și marketing și resurse umane etc.

Sunt două moduri de lucru pentru a ajunge la aceasta.

Primul, de la mic la mare.

1. Evidența tuturor activităților cu care petreci timpul și fără de care afacerea nu ar merge, cum ar fi întâlniri cu clienții sau cu furnizorii, conceperea de oferte, produse sau soluții, discuții cu echipa, activități administrative, ședințe operaționale etc. Este important ca din această listă să nu lipsească nimic, dar absolut nimic, de aceea această listă poate sta o vreme deschisă în așa fel încât atunci când mai apare câte-o activitate, aceasta să fie adăugată.
2. Al doilea pas, după ce lista pare completă, este gruparea activităților după criterii de asemănare, cum ar fi, unele activități se referă la vânzări, altele la definirea și urmărirea strategiei de dezvoltare, altele sunt activități de promovare, altele de dezvoltarea a produselor. Încet, încet se conturează o structură de activități, care seamănă între ele, în același timp fiind vitale afacerii. În imaginea de mai jos este un exemplu de structură funcțională a unui startup din zona aplicațiilor cloud.

Sistem de organizare al activităților pe categorii

Al doilea mod pornește în sens invers față de primul. Este aplicabil mai ales afacerilor cu câțiva ani de activitate și are un rol de verificare și corecție, dacă este cazul.

1. Listarea tuturor ariilor funcționale cum ar fi: Vânzări, Marketing, Logistică, Financiar, Resurse umane etc.
2. Verificarea modului în care acestea funcționează și dacă în forma actuală contribuie la atingerea obiectivelor de business. De exemplu, există activități bine delimitate de definire și urmărire a strategiei? Există, la fel, activități bine evidențiate de dezvoltarea a competențelor oamenilor? Există timp rezervat pentru activități administrative?

Odată definită această structură ea va servi antreprenorul în două feluri:

1. Bază de planificare și prioritizare. Fiecare arie funcțională este punctul de plecare atunci când antreprenorul analizează dacă activitatea desfășurată în cadrul ei este suficientă și necesară. Activitățile pot fi trecute în calendar, cu colori diferite, după aceleași categorii. În acest fel, vizual, poți vedea dacă timpul petrecut cu activități din arii importante din punctul de vedere al rezultatelor este suficient sau insuficient, dacă în anumite arii, care au mai mult rol de suport, timpul petrecut nu este disproporționat.

2. Sistem de organizare. Fișierele, e-mailurile, contactele, link-urile favorite, etc pot fi organizate în aceleași categorii. Documentele fizice de care va mai fi nevoie pot fi organizate după aceleași categorii.

Sănătatea unei afaceri înseamnă ca în fiecare arie să faci nici mai mult, nici mai puțin decâtceea ce este necesar, așa cum spune Peter Drucker, “There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.”

Conceptul de „Arii cheie” este definit de către Claus Moller, fondatorul TMI și este folosit de milioane de oameni din întreaga lume. În România, conceptele și instrumentele TMI fac parte din portofoliul de servicii al companiei Qualians.